Frachtrechnung prüfen: Die 10 häufigsten Fehler und wie du sie findest

Carrier-Rechnungen sind lang, kleinteilig und kommen oft als Excel-Export mit hunderten Zeilen. In den meisten Unternehmen werden sie deshalb einfach bezahlt. Dabei finden wir in der Praxis regelmäßig Positionen, die so nicht hätten berechnet werden dürfen. Einzeln sind es kleine Beträge, über ein Jahr summieren sie sich.

Die Checkliste

1. Falscher Energiezuschlag: Der Satz ändert sich monatlich oder sogar wöchentlich. Prüfe, ob für jede Sendung der Satz zum Versanddatum angesetzt wurde.

2. Nachberechnete Gewichte und Maße: Paketdienste messen nach und berechnen höhere Gewichtsklassen. Stichproben mit eigenen Messwerten zeigen schnell, ob das stimmt.

3. Doppelt abgerechnete Sendungen: Dieselbe Sendungsnummer taucht zweimal auf, etwa nach einer Neuetikettierung.

4. Zustellversuche und Adresskorrekturen: Gebühren für Adresskorrekturen, obwohl die Adresse korrekt war, oder für Zustellversuche, die nie stattgefunden haben.

5. Zuschläge außerhalb des Zeitraums: Peak-Zuschläge vor Saisonbeginn oder nach Saisonende.

6. Sperrgut ohne Grund: Pakete werden als Sperrgut oder Sonderbehandlung abgerechnet, obwohl Maße und Gewicht im Rahmen liegen.

7. Vereinbarte Rabatte fehlen: Vertragskonditionen werden nicht oder nur teilweise angewendet, zum Beispiel nach einer Preisanpassung zum Jahreswechsel.

8. Falsche Zone oder falsches Land: Eine Sendung nach Österreich wird als weiter entfernte Zone berechnet.

9. Retouren zum falschen Tarif: Rücksendungen laufen über einen teureren Standardtarif statt über den vereinbarten Retourenpreis.

10. Speditionsrechnungen ohne Abgleich: Wartezeiten, Avis- oder Hebebühnenzuschläge, die nicht im Angebot standen, werden ungeprüft bezahlt.

So gehst du vor

Nimm dir eine aktuelle Rechnung im Excel-Format und sortiere nach Zuschlagsart. Schon diese einfache Sortierung zeigt meist, wo die großen Posten liegen. Prüfe dann gezielt die drei teuersten Zuschlagsarten gegen deinen Vertrag. Fehler kannst du beim Paketdienst reklamieren. Die Fristen dafür sind oft kurz, deshalb lohnt sich eine monatliche Prüfung.

Wann sich Unterstützung lohnt

Ab einigen hundert Sendungen im Monat wird die manuelle Prüfung zeitaufwändig. In unserem Logistik-Controlling übernehmen wir die monatliche Prüfung, reklamieren Fehler beim Carrier und liefern einen Report für die Geschäftsführung.

Schick uns eine aktuelle Rechnung. Die erste Prüfung ist kostenlos.